Automatyczne planowanie w firmie INTRA

W czasie swojego istnienia każda firma staje przed widmem zmian. Nie inaczej było w przypadku firmy Intra S.A., która każdego dnia planuje transport łącznej floty 240 naczep silosowych. Wraz z rozwojem firmy, kadra menadżerska stanęła przed wyborem czy rozwijać dotychczasową infrastrukturę IT czy podjąć odważną decyzję o znalezieniu nowego dostawcy systemu monitoringu floty i zarządzania transportem.

Elementem obecnego w firmie rozwiązania był autorski system do planowania tras. Był on jednak napisany w przestarzałej i nieelastycznej technologii. Biorąc pod uwagę planowanie tak dużej ilości zleceń i pojazdów, narzędzie dokonywało obliczeń i analiz w relatywnie długim czasie. Do tego stopnia, że pracownicy planowali transport ręcznie ze względu na problemy z wydajnością. Zbyt wiele zmiennych w procesie planowania powodowało, że dotychczasowe narzędzie nie zdawało egzaminu.  Kadra zarządzająca podjęła więc decyzję o poszukiwaniu nowego dostawcy, który byłby w stanie sprostać obecnym i przyszłym potrzebom firmy. Miał od dostarczyć system, który nie tylko pomoże dyspozytorom w planowaniu, ale również będzie umożliwiał jego dalszą rozbudowę o nowe funkcjonalności.

Wśród wielu rozwiązań dostępnych na rynku zdecydowano się na podjęcie współpracy z firmą AddSecure (ówcześnie pod nazwą frameLOGIC). Decydując się na system all-in-one, Intra miała świadomość, że kompleksowość systemu może być zarówno zaletą jak i wadą. Zaletą, ponieważ system zawiera w sobie całe spektrum rozwiązań z zakresu GPS, FMS oraz TMS w jednym produkcie. Wadą, ponieważ migracja całej infrastruktury do nowego dostawcy to olbrzymie ryzyko i wymaga potężnej ilości zaufania. Dodatkowo, potrzebny firmy były bardzo konkretnie sprecyzowane i pomimo szerokiego spektrum narzędzi dostępnych w systemie, nie wszystkie funkcjonalności oczekiwane przez INTRA były wówczas dostępne.

Ten projekt był obarczony ogromnym ciężarem odpowiedzialności – mówi Tomasz Klimasiewicz, TMS Product Owner w AddSecure – Łatwo jest powiedzieć, wszystkie brakujące funkcje napiszemy lub dostosujemy, jednocześnie zaczynając wdrożenie już gotowych rozwiązań. Konieczna była dokładna prognoza terminów dostarczenia kolejnych funkcji przy posiadanych zasobach. W razie niedotrzymywania terminów nasza reputacja mogłaby zostać mocno nadszarpnięta.

– Uwierzyliśmy w ten zespół. – mówi Jakub Mleczak, Projekt Manager odpowiedzialny za wdrożenie nowego narzędzia w firmie Intra – Gdy zaczęliśmy rozmowy, wielu potrzebnych funkcji system frameLOGIC wówczas nie oferował lub potrzebne było ich dostosowanie do specyfiki naszej pracy. Jednak czuć było, że ci ludzie mają po prostu wiedzę. Dlatego podjęliśmy decyzję, że połączenie naszej wiedzy z wiedzą zespołu AddSecure pozwoli stworzyć narzędzie, z którego będziemy chcieli korzystać.

Na korzyść AddSecure przemawiała również elastyczność pod względem integracji z innymi systemami. Ważnym elementem dla Intry jest tracking floty po stronie klientów. Dodatkowo, na plus przemawiały funkcjonalności wykraczające poza dotychczasowy zakres narzędzi, którymi dysponowała wcześniej firma, tj. zaawansowany routing pojazdów wraz z przesyłaniem tras na terminal kierowcy (pomaga optymalizować trasę w oparciu o wiele czynników, w tym koszty dróg). Ważna była również możliwość skanowania dokumentów za pomocą wspomnianych terminali, głównie ze względu na skrócenie okresu płatności. Dzięki tej funkcji faktury za zlecenia docierają do bazy praktycznie natychmiast.

Realizacja projektu

Po uzgodnieniu zakresu prac, kompleksowej analizie przedwdrożeniowej i porozumieniu obu stron została podjęta decyzja o realizacji projektu. Jednak nie we wszystkich kwestiach prace przebiegały zgodnie z założonym planem. Realizacja wdrożenia takiego projektu przypomina trochę przejście przez las. – wyjaśnia Tomasz Klimasiewicz – Idąc przez ten las razem z klientem czasem okazuje się, że nasze drogi się rozjeżdżają. Musimy się wtedy zatrzymać, sprawdzić gdzie jesteśmy i starać się wyjść z tego lasu razem.- Intra podczas fazy realizacji zgłaszała modyfikacje do projektu. Kluczem w takim przypadku okazuje się dobra atmosfera pracy, wzajemne zrozumienie oraz elastyczność dostawcy, która umożliwiła wdrażać modyfikacje „w locie”. Niezwykle ważne okazała się również specyfika pracy AddSecure i kultura komunikacji postępu prac. Co dwa tygodnie Jakub Mleczak otrzymywał raport o aktualnym postępie prac, testował wdrożone rozwiązania oraz zgłaszał sugestie.

Aby spełnić stawiane wobec AddSecure wymagania, niezbędne były modyfikacje niektórych elementów systemu oraz dostosowanie ich do specyfiki prowadzenia działalności Intry.
– Dzięki współpracy z Intrą, szybciej zaczęliśmy rozwijać nasze obecne narzędzia, które i tak mieliśmy zamiar rozbudować – komentuje T.Klimasiewicz. Jednak najważniejszym elementem współpracy było stworzenie modułu, który zastąpiłby do tej pory używany system do planowania tras i który odciążyłby planistów podczas codziennego manualnego planowania transportu. Bazą dla funkcji stał się moduł TMS frameLOGIC, do którego AddSecure zaprojektowało wraz z firmą Intra całkowicie nową funkcję – AI Autoplaner.

AI Autoplaner – przyszłość planowania transportu

Na funkcję automatycznego planowania tras składają się dwa czynniki: autorski algorytm oraz sposób wykorzystania go przez AddSecure. Firma Intra zleciła matematykom opracowanie specjalnego algorytmu, który byłby podstawą do zbudowania nowego narzędzia i przekazała go do zespołu AddSecure. W rezultacie powstała funkcja, która na podstawie dostępnych pojazdów analizuje najkorzystniejsze połączenia pojazdu z trasą, biorąc pod uwagę wszystkie pojazdy oraz trasy jednocześnie. Prognozuje łączny wynik finansowy dla wszystkich zaplanowanych tras oraz dla każdej trasy z osobna, pozwalając odrzucać lub edytować te o niskiej renotwności. Autoplaner analizuje trasy i doloty z uwzględnieniem parametrów pojazdu (przebieg trasy i koszty dróg). Obecnie, po wdrożeniu niezbędnych poprawek i aktualizacji, proces parowania floty 150 pojazdów trwa poniżej minuty.

Autoplaner umożliwia również korzystanie z gotowych scenariuszy które pozwalają m.in. zmaksymalizować wynik finansowy lub wyszukać załadunek pojazdom, którym kończy się warunek kabotażu. Dzięki temu możemy wyszukać ładunek dla tych pojazdów i nie ściągać ich na pusto z krajów, w których warunek kabotażu właśnie się skończył.

Jakie są efekty wdrożenia nowych rozwiązań? Przede wszystkim przyśpieszenie dystrybucji zleceń do kierowców dzięki urządzeniom mobilnym oraz znaczna redukcja czasu planowania zleceń. Całkowity czas planowania dla całej floty pojazdów Intry został skrócony do 2 godzin. – Pierwsze pilotaże wykorzystania systemu automatycznego pokazały, że czas i efektywność planowania mogą się znacznie poprawić. Dziś, AUTOPLANER mocno wspomaga proces planowania, analizując nawet do 30.000 różnych kombinacji. Wyniki planowania są przez nas nieustająco analizowane. Widać wyraźnie, że odpowiednia konfiguracja parametrów Autoplanera to dużo lepsze wskaźniki, które oczywiście mają swoje odzwierciedlenie po stronie finansowej.  – podsumowuje Jakub Mleczak.