Wdrożenie systemu TMS to kilkadziesiąt tys. PLN oszczędności miesięcznie.
W polskiej branży transportowej EPO-Trans jest marką samą w sobie. Prezes Piotr Ozimek dzięki mądremu zarządzaniu i konsekwentnej pracy zbudował na przestrzeni kilkudziesięciu lat biznes o zasłużonej reputacji. Firma utrzymuje charakter rodzinny, choć jej flota liczy dziś 290 ciągników oraz 334 naczepy. Jednym z najważniejszych czynników tego sukcesu jest ciągła otwartość na innowacje. Świetnym przykładem jest rozbudowa floty o pojazdy napędzane LNG. Docelowo mają one stanowić 40% całego taboru i obniżyć koszty operacyjne o 10%. Aby osiągnąć te ambitne założenia firma w konsekwencji rozpoczęła tworzenie własnej sieci stacji LNG.
W ostatnim czasie część obowiązków zarządczych spółki z obszaru nowych technologii zostało przekazane córce, Annie Ozimek-Stanuch. To właśnie Pani Anna zidentyfikowała kolejne procesy do optymalizacji i w związku z tym, zdecydowała się na rozszerzenie współpracy z AddSecure.
Nieustanne dążenie do doskonałości
EPO-Trans od lat korzysta z telematyki AddSecure. To dzięki bliskiej kooperacji obu firm zrodziły się zalążki dzisiejszego systemu do zarządzania transportem TMS. Ciągłe dążenie do optymalizacji sprawiło, że pomimo już dostępnego szerokiego spektrum narzędzi IT wspierających biznes na wielu poziomach, Anna Ozimek-Stanuch wyłoniła 4 niedoskonałości w funkcjonowaniu firmy. Były to:
– Wymagania klientów związane z raportowaniem i terminowością dostaw
– Planowanie przebiegów tras i kontrola wykonania założonej marszruty
– Długi czas od rozładunku zlecenia do wystawienia faktury
– Długi i uciążliwy proces ręcznej rejestracji zleceń od kluczowego kontrahenta
EPO-Trans i AddSecure wspólnie przeprowadziły analizę procesów, która zakończyła się rekomendacją wdrożenia kolejnych modułów systemu.
Rozwiązania z półki i szyte na miarę
Planowanie tras i kontrola ich realizacji, terminowość dostaw oraz długi czas od rozładunku do faktury udało się zoptymalizować wdrażając gotowe usługi AddSecure: rozwiązania mobilne oraz tunelowanie. Kierowców wyposażono w terminale mobilne z autorskim oprogramowaniem AddSecure. Urządzenia pozwalają na dwukierunkową komunikację między kierowcą a dyspozytorem z uwzględnieniem wszystkich wytycznych zlecenia. Umożliwiają również robienie zdjęć CMR i dokumentów towarzyszących oraz przesyłanie ustalonej przez dyspozytora trasy na terminal kierowcy wraz z wszystkimi niezbędnymi do realizacji detalami.
Większym wyzwaniem była automatyzacja procesu zamawiania przewozów. Jednym z kluczowych kontrahentów EPO-Trans jest duży producent z branży AGD. Ich zamówienia obsługiwane były dotychczas przez zewnętrzną, pośredniczącą, platformę logistyczną co generowało istotne koszty. Zdecydowano się więc na bezpośrednią integrację z systemami kontrahenta, która automatyzuje import zamówień do TMS AddSecure. W ramach integracji zrealizowano również skomplikowany proces raportowania w czasie rzeczywistym. Składają się na niego: pozycja GPS, awizacja, potwierdzanie rozładunków oraz ETA do punktów strategicznych. Ten ostatni element wspiera obie strony kontraktu. Załadowca otrzymuje informacje niezbędne dla procesów wewnętrznych, a przewoźnik może zdalnie czuwać nad kluczowymi elementami przewozu tj. czas realizacji załadunków i rozładunków, przewidywana godzina dojazdu, awizacja zestawu, etc.
Efekty widoczne od ręki oraz w dłuższym okresie
Proces wdrażania rozwiązań na tak dużą flotę to skomplikowana operacja. Biorąc pod uwagę samo przeszkolenie blisko 400 kierowców bez zakłócania ich pracy wymagało rozłożenia prac w czasie. Jednak już po pierwszym etapie wdrożenia zauważalne było, że rozszerzenie funkcjonalności przynosi oczekiwane rezultaty. Dzięki skanom dokumentów wystawianie faktur stało się możliwe niemal natychmiast po rozładunku, co skróciło proces od kilku do kilkunastu dni. Każde kilka zaoszczędzonych dni bezpośrednio przekłada się w tym przypadku na tysiące zaoszczędzonych złotych.
Moduł tunelowania to oszczędności i optymalizacja oparta na kontroli oraz efektywnym planowaniu tras. Dzięki zastosowaniu systemu szablonowania przejazdów udało się znacznie skrócić czas potrzebny na znalezienie najlepszej drogi. Dedykowani pracownicy przygotowują optymalne przebiegi odcinków, a planiści korzystają z przygotowanych szablonów tworząc najlepsze, z punktu widzenia przewoźnika, trasy.
Zaskakujące było zaangażowanie samych kierowców w tworzenie schematów raportowania. To ten zespół sygnalizował konieczność rejestrowania pewnych zdarzeń, które generowały problemy w procesach dostaw, a które nie były zauważane z pozycji dyspozytora. Kierowcy tak przyzwyczaili się do komunikacji poprzez terminale, że dziś wręcz oczekują komunikacji wyłącznie ta metodą.
Wykorzystanie nowych narzędzi, żmudny proces wdrożenia oraz nakłady finansowe nie zostały poniesione wyłącznie dla usprawnienia pracy załogi. Najważniejszym czynnikiem decydującym o zakupie nowych rozwiązań są oszczędności jakie przyniosły nowe moduły i narzędzia. Bezpośrednie połączenie z platformą kluczowego klienta, skrócenie czasu od rozładunku do wystawienia faktury oraz optymalizacja tras pozwolą osiągnąć zwrot z całej inwestycji w przeciągu mniej więcej 2 lat. Każdy kolejny miesiąc powinien generować zatem kilkadziesiąt tysięcy złotych oszczędności.
TMS od AddSecure generuje kilkadziesiąt tys. PLN oszczędności miesięcznie, wspierając nas na każdym etapie procesu transportowego. Od zlecenia do faktury.
Anna Ozimek-Stanuch
Członek zarządu, EPO-Trans
Bliska współpraca z AddSecure i rozszerzenie wdrożenia to kilkadziesiąt tysięcy PLN miesięcznie w oszczędnościach. Teraz naprawdę mamy narzędzie obsługujące kompletny proces transportowy – od zlecenia do faktury. Spodziewamy się osiągnąć zwrot z inwestycji po okresie 2 lat oraz dalsze wymierne korzyści w latach następujących. To wieloletnie partnerstwo daje nam faktyczną przewagę w biznesie. W drugą stronę, nasz know-how pomógł AddSecure rozwinąć produkt do obecnego poziomu. – mówi Anna Ozimek-Stanuch